Informace o zpracování osobních údajů

 

 

Chráníme vaše údaje

 

Tímto dokumentem vám poskytujeme informace o vašich právech souvisejících se zpracováváním vašich osobních údajů.  Při zpracovávání osobních údajů se řídíme právními předpisy, zejména zákonem o ochraně osobních údajů. Zpracovávání osobních údajů probíhá vždy pouze v rozsahu daném konkrétní službou nebo účelem zpracování. Obec Vrutice, Vrutice 35, 411 47 Polepy, IČO 00526061 (dále jen obec).

Níže se dozvíte, jak budeme zpracovávat Vaše osobní údaje s ohledem na Nařízení Evropského parlamentu a Rady 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (dále jen GDPR).

 

Základní zásady ochrany osobních údajů

• Obec se zavazuje dodržovat povinnosti v oblasti ochrany osobních údajů tak, aby byla chráněna práva všech subjektů, jejichž osobní údaje obec zpracovává, a to v nejvyšší možné míře.
• Získání a zpracování osobních údajů je vždy řešeno v rámci zásad zákonnosti, transparentnosti a korektnosti.
• Jsou prováděna opatření v oblasti technické, procesní a organizační tak, aby byla zajištěna ochrana při zpracování osobních údajů, jejich integrita, dostupnost, důvěrnost a odolnost. Tato opatření jsou pravidelně kontrolována a na základě účinnosti hodnocena a zdokonalována.
• K osobním údajům mají přístup pouze oprávněné osoby, jiným subjektům jsou údaje předávány pouze z důvodu plnění zákonného účelu nebo se souhlasem subjektů údajů.
• Osobní údaje jsou zpracovávány pouze v nutném rozsahu a po nezbytně nutnou dobu.
• Nové požadavky vyplývající z právních předpisů nebo aktuálních hrozeb jsou neprodleně implementovány.
• Porušení ochrany osobních údajů jsou vždy evidována, vyšetřena a v případě dopadu na práva subjektů údajů hlášena na dozorový úřad, v případě vysokých rizik také subjektům údajů.

 

Přehled zpracovávaných typů údajů a jejich zdroje

Obec shromažďuje osobní údaje sloužící k jednoznačné identifikaci subjektu údajů (fyzických osob), kontaktní údaje umožňující komunikaci a další údaje vztahující se k předmětu vykonávaných agend a související s poskytovanými službami a činnostmi obce. Osobní údaje jsou získávány přímo od občanů, případně ze základních registrů.

 

Účely zpracování

Hlavním účelem zpracování osobních údajů je plnění agend vyplývajících z povinností obce a poskytování služeb občanům (např. informování o událostech v obci).

Upozorňujeme, že na akcích pořádaných obcí jsou obvykle pořizovány fotografie pro účely tiskového zpravodajství a že veřejná vystoupení v záležitosti veřejného zájmu mohou být dokumentována (např. zasedání zastupitelstva obce).

 

Účely a právní základ pro zpracování

Právním základem zpracování osobních údajů občanů je plnění právních povinností města, plnění uzavřených smluv, oprávněný zájem obce, souhlas subjektu údajů, veřejný zájem či životně důležité zájmy subjektu údajů.

 

Přehled účelů a právních základů pro zpracování:

  

Účel zpracování	Právní základ*1
Poskytování služeb systému CzechPoint	c
Vedení evidence obyvatel	c
Gratulace jubilantům	c
Vedení mzdové agendy	c
Najímání lidských zdrojů z Úřadu práce	c
Organizace voleb	c
Poskytování informací dle zákona č. 106/1999 Sb.	c
Evidence nájemních smluv	c
Vedení obecní knihovny	a
Pronájem nebytových prostor	c
Evidence nájemních smluv	c
Vedení spisové služby	c
Evidence a výběr místních poplatků	c
Vedení kroniky obce	c
Pořádání vítání občánků	c
Pořádání kulturních a společenských akcí	c

 

1*a) subjekt údajů udělil souhlas se zpracováním svých osobních údajů pro jeden či více konkrétních účelů;  

b) zpracování je nezbytné pro splnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů, nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost tohoto subjektu údajů; 

c) zpracování je nezbytné pro splnění právní povinnosti, která se na správce vztahuje;  a

d) zpracování je nezbytné pro ochranu životně důležitých zájmů subjektu údajů nebo jiné fyzické osoby;  

e) zpracování je nezbytné pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je pověřen správce;  

f) zpracování je nezbytné pro účely oprávněných zájmů příslušného správce či třetí strany, kromě případů, kdy před těmito zájmy mají přednost zájmy nebo základní práva a svobody subjektu údajů vyžadující ochranu osobních údajů, zejména pokud je subjektem údajů dítě. 

 

Doba, po níž jsou osobní údaje zpracovávány

Doba zpracování osobních údajů se řídí zákonnými požadavky, smluvními ujednáními nebo dobou, na kterou byl subjektem údajů udělen souhlas se zpracováním osobních údajů.

 

Jak probíhá zpracování osobních údajů

Obec zpracovává Vaše osobní údaje ve svých informačních systémech. Zpracování osobních údajů je pod stálou kontrolou procesů fyzického i technického zabezpečení. Při zpracování obce využívá bezpečnostních kontrolních a technických mechanismů zajišťujících ochranu zpracovávaných údajů v nejvyšší možné míře před neoprávněným přístupem, přenosem, ztrátou nebo zničením a před dalším možným zneužitím.

Zaměstnanci pracující s osobními údaji v rámci plnění svých pracovních povinností jsou vázáni mlčenlivostí přetrvávající i po skončení pracovního vztahu k obci.

 

ZÁZNAM O ZPRACOVÁNÍ – KAMEROVÝ SYSTÉM

 

Správce	Obec Vrutice Vrutice č.p. 35, 411 47 Polepy IČO: 00526061 Kontaktní osoba: Martin Došek tel.: +420 774 618 251
Účel zpracování	Ochrana majetku správce, života a zdraví osob prostřednictvím stálého kamerového systému.
Právní důvod	Oprávněné zájmy správce a třetích stran. (článek 6 odst. 1 písm. f)
Popis kategorií subjektů údajů	Zaměstnanci a vstupující osoby do monitorovaného prostoru (dodavatelé, návštěvy apod.), veřejnost
Popis kategorií osobních údajů	Identifikační údaje ve formě kamerového záznamu
Informace poskytované subjektům údajů	Prostřednictvím piktogramů umístěných na vstupech do zaznamenávaného prostoru, včetně identifikace správce a sdělení, kde lze získat další informace.
Příjemci osobních údajů	V odůvodněných případech orgány činné v trestním řízení, případně jiné zainteresované subjekty pro naplnění účelu zpracování (např. pojišťovna). Nejsou plánovaní příjemci v třetích zemích. Obec je oprávněna provozovat KS pořizující záznamy z veřejně přístupných míst pouze v případě, když má podepsanou platnou smlouvu s městem, které má zřízenou jako orgán obce obecní policii, jíž je toto oprávnění zvláštním ustanovením § 24b odst. 1 zákona o obecní policii přiznáno. V takovém případě je obec (prostřednictvím obecní policie) správcem osobních údajů a je povinna plnit povinnosti vyplývající mj. z čl. 24 a 25 GDPR. V případě, že obecní policie zpřístupňuje potřebné osobní údaje též Policii ČR, činí tak na základě § 24a odst. 2 zákona o obecní policii, dle něhož je povinna poskytnout zpracovávané osobní údaje policii, orgánům obce a dalším orgánům veřejné moci, je-li to nutné (tj. potřebné) k plnění jejich úkolů. Obec je v tomto případě správcem osobních údajů a Policie ČR je samostatným spravujícím orgánem, který na základě svých zákonných oprávnění získává potřebné osobní údaje (zde) od obecní policie, která je povinna je poskytnout.
Lhůta pro výmaz	Doba uchovávání záznamu je 3 dny. Řešený zachycený incident je uchován pro nezbytně nutnou dobu.
Technická a organizační opatření	Bezpečnostní kryt, řízený přístup k datům, školení oprávněných osob, vedení předávacích protokolů třetím osobám. Podrobněji řešeno ve směrnici k provozu kamerového systému, která je přiložena k tomuto záznamu.
Počet zapojených kamer	2 kamery, které jsou umístěny na budově obecního úřadu
Objekt umístění kamer	První kamera je nainstalována na rohu budovy obecního úřadu a svým záběrem monitoruje dvůr před obecním úřadem, sběrné místo s nádobami na odpad, sklad nářadí a část zahrady mateřské školy. Druhá kamera je také nainstalována na rohu budovy obecního úřadu a snímá prostor příjezdové komunikace před obecním úřadem a mateřskou školou.
Režim kamer	Nepřetržitý Dochází k prostému záznamu bez využití softwarového porovnání biometrických charakteristik.
Zpracovatel	Nevyužívá se.

 

 

Předávání osobních údajů jiným osobám

Obec předává osobní údaje zpracovatelům osobních údajů na základě smlouvy s příslušnými ustanoveními o zpracování osobních údajů. Seznam zpracovatelů je k dispozici na webových stránkách obce. Dále mohou být osobní údaje předány subjektům veřejné moci a státním orgánům, pokud je to uloženo nebo umožněno právním předpisem.

 

Seznam zpracovatelů:

Galileo Corporation s.r.o.                                                     IČ: 25448714

Innovation One s.r.o.                                                             IČ: 04734807

Komerční banka a.s.                                                              IČ: 45317054

O2 Czech Republic a.s.                                                         IČ: 60193336

Státní oblastní archiv Litoměřice                                         IČ: 70979464

Triada spol.s.r.o.                                                                    IČ: 43871020

Petr Schuster software s.r.o.                                                IČ: 03190072

Město Litoměřice                                                                   IČ: 00263958

HS-Agendy-Hendrich software s.r.o.                                   IČ: 45082995

                                                

Zpracování osobních údajů na základě souhlasu

 

Subjekt údajů se v případě zpracování osobních údajů na základě informovaného souhlasu vždy svobodně rozhodne, zda svůj souhlas poskytne, případně omezí nebo zda odmítne souhlas udělit. Obec je vázána rozsahem poskytnutého souhlasu.

Poskytnutý souhlas lze kdykoli odvolat. Po odvolání souhlasu nebo jeho neposkytnutí ukončí obec zpracování osobních údajů.

Práva subjektů údajů

Právo na přístup 

umožňuje subjektu údajů zjistit, zda a případně jaké údaje o jeho osobě obec zpracovává, účel, právní základ, způsob a dobu zpracování a o příjemcích, kterým jsou osobní údaje zpřístupněny. Stejně tak má každý subjekt údajů právo na informaci o všech osobních údajích, které o něm obec zpracovává. Tím by však neměla být dotčena práva ostatních (zejména právo na ochranu jejich osobních údajů, ale rovněž se může jednat o ochranu duševního vlastnictví či obchodního tajemství), případně ohrožena národní bezpečnost. Subjekty údajů také mají být informováni o tom, zda jsou jejich osobní údaje využívány k automatickému rozhodování nebo profilování.

právo na opravu 

umožňuje subjektu údajů dožadovat se nápravy v případě, kdy zjistí, že evidované údaje jsou nesprávné, nepřesné nebo neúplné. Obec musí v případě oznámení zajistit provedení opravy bez zbytečného odkladu.

Právo na výmaz 

(neboli právo být zapomenut) umožňuje subjektu údajů požadovat odstranění svých údajů z evidence obce, pokud nastane některý z těchto případů:

• osobní údaje jsou evidovány a zpracovávány protiprávně, např. uplynula stanovená doba zpracování; 
• zpracování bylo založeno na souhlasu, který byl odvolán, a zároveň neexistuje jiný právní důvod pro jejich zpracování;
• rodič nesouhlasí se zpracováním osobních dat svého dítěte (pokud se jedná o zpracování údajů na základě souhlasu pro služby informační společnosti);
• osobní údaje již nejsou pro účel, pro který byly uchovávány a zpracovávány, potřeba;
• subjekt údajů vznese námitku proti zpracování založenou na oprávněných zájmech obce a tyto oprávněné zájmy nepřeváží zájem na ochraně osobních údajů občana.

V případě uplatnění práva na výmaz je subjekt údajů oprávněn požadovat výmaz všech výskytů a odkazů na jeho osobní údaje ve všech kopiích.

Právo na omezení zpracování 

ukládá obci omezit zpracovávání osobních údajů občana z následujících důvodů:

• pokud subjekt údajů namítá, že zpracovávané údaje jsou nepřesné, je možné požadovat omezení zpracování na dobu nutnou k ověření přesnosti osobních údajů;
• jestliže pro zpracování osobních údajů neexistuje právní základ, může subjekt údajů místo výmazu požadovat omezení zpracování (dočasné uchování bez dalšího zpracování);
• jestliže osobní údaje již nejsou potřeba pro vytyčený účel obce, ale mohou být i nadále potřebné pro dítě, občana a zákonného zástupce dítěte, např. pro obhajobu případných právních nároků;
• jestliže subjekt údajů již vznesl námitku proti zpracování údajů, je oprávněn zároveň požadovat omezení zpracování na dobu nutnou k ověření, zda oprávněné zájmy správce převáží nad zájmy subjektu údajů.

 

Právo vznést námitky 

umožňuje subjektu údajů ohradit se proti zpracování jeho osobních údajů založenému na oprávněném nebo veřejném zájmu obce. V případě námitek subjektu údajů má obec povinnost ověřit a řádně zdůvodnit, zda oprávněné či veřejné zájmy převažují nad zájmy subjektu údajů na ochraně jeho osobních údajů.

Právo na přenositelnost 

umožňuje subjektu údajů získat své osobní údaje ve strukturované strojově čitelné podobě. Rovněž může požadovat, aby tyto údaje byly předány přímo jinému správci, pokud je to (technicky) možné a proveditelné. Právo se však uplatní pouze v případech, kdy je zpracování osobních údajů založeno na souhlasu či smlouvě.

 

Právo podat stížnost u dozorového úřadu

Máte právo podat stížnost u dozorového úřadu (Úřad pro ochranu osobních údajů), pokud se domníváte, že při zpracování vašich osobních údajů došlo k porušení pravidel ochrany osobních údajů.

 

Úřad pro ochranu osobních údajů:

Pplk. Sochora 27

170 00 Praha 7

telefon: +420 234 665 111

 

Způsob uplatňování práv subjektů údajů

elektronickým podáním:

• prostřednictvím elektronické podatelny se zaručeným elektronickým podpisem
• podatelna@vrutice.cz
• prostřednictvím datové schránky 854byzk
• osobně v kanceláři obecního úřadu obce (písemná žádost, občanský průkaz)

-        Obecní úřad Vrutice

         Vrutice 35,

         411 47 Polepy

 

úřední hodiny

Po:    07:00 – 09:00, 15:00 – 18:00                        

Út:    

St:    07:00 – 09:00, 15:00 – 18:00

Čt:                    

Pá:    

 

Postup k uplatnění práv subjektů údajů

1. Přijetí žádosti
2. Identifikace žadatele
3. Vyhodnocení žádosti
4. Rozhodnutí o žádosti
5. Výkon rozhodnutí
6. Informování žadatele

Lhůta na zpracování žádosti činí 30 dní ode dne přijetí žádosti. Lhůtu lze ve výjimečných případech prodloužit až o 60 dní, zejména z důvodu komplexnosti a obtížnosti případu, o čemž musí být subjekt údajů ze strany správce údajů informován, včetně důvodu prodloužení.

 

Identifikační a kontaktní údaje na pověřence pro ochranu osobních údajů

• Innovation One s.r.o.

• IČO: 04734807

• Se sídlem: Březenecká 4808, 430 04 Chomutov

Martin Došek

e-mail: martin.dosek@innone.cz

telefon: +420 774 618 251

      

Slovníček pojmů

Oprávněný zájem - zájem správce nebo třetí strany například v situaci, kdy subjekt údajů je zákazníkem správce.

Osobní údaj - informace o konkrétním, identifikovatelném člověku, i osobě samostatně výdělečné činné

Příjemce - osoba, které jsou předávány údaje.

Správce - osoba, která určuje účel a prostředky zpracování osobních údajů; zpracováním může správce pověřit zpracovatele.

Subjekt údajů - živá osoba, k níž se osobní údaje vztahují.

Účel - důvod, ke kterému správce využívá vaše osobní údaje.

Zpracování - činnost, kterou správce nebo zpracovatel provádějí s osobními údaji.

Zpracovatel - osoba, která pro správce zpracovává osobní údaje.

 

Informační povinnost obce a práva subjektu údajů

Záznam k činnostem zpracování obce

Informační memorandum o zpracování osobních údajů pro zaměstnance (228.9 kB)

Směrnice pro plnění práv subjektů údajů (210.92 kB)

Příloha k přijetí požadavku na plnění práv občanů (23.02 kB)